Дело – в системе

Автор: Юрий Голосов

Далеко не на каждом предприятии его акционеры и руководители довольны сложившейся системой управления закупок и на протяжении ряда лет принимают меры по её совершенствованию. Ведь от грамотного управления процессами в снабжении зависит эффективность работы компании на внутреннем и внешнем рынках. Однако выстроить эту самую систему не просто. Проанализируем самые типичные сложности и ошибки, с которыми сталкиваются в работе снабженцы.  

На одни и те же грабли

 
Невозможно отрицать тот факт, что рынок развивается, требуя динамичного подхода для повышения конкурентоспособности предприятий в целом, а также производства качественного продукта при низких затратах. Однако регламент и основные принципы организации закупок на многих предприятиях остаются неизменными, что очень тормозит развитие производства.  Всё это вызывает страх перехода к автоматизации части процессов, поскольку организация из раза в раз действует в рамках устаревших документов.

Второй проблемой может стать недостаточная компетенция специалистов департамента закупок. Это слабое знание конъюнктуры рынка сырья и услуг, а также отсутствие умения и навыков грамотно проанализировать и критически оценить предложение поставщика, неспособность выстроить всю логистическую цепочку.

А иногда возникают ситуации, когда отдел закупок или его сотрудник не принимает участия в выборе поставщика, а это делает за него специалист какого-либо другого подразделения. Очевидно, что такие хаотичные закупки могут привести только к росту затрат.Но почему специалисты отдела закупок могут перестать принимать участие? Вероятно, из-за отсутствия правильной мотивации. Надо признать: работа по плану закупок – весьма рутинный процесс, не имеющий какой-то конечной цели, к которой хотелось бы стремиться.

Помимо мотивации, на предприятии может отсутствовать и регламент работы, разграничивающий деятельность сотрудников, что заметно усложняет все процессы. В этом случае каждый начинает действовать, опираясь на собственные навыки и привычки, из-за чего возникают проблемы в работе с поставщиками, что негативно отражается на производственном плане предприятия.

Но куда опаснее две следующие классические ошибки, в проявлении которых ключевую роль играют руководители предприятий. Это отсутствие закупочной стратегии у предприятия или полная невовлеченность руководства в процесс согласования контрактов. Первая возникает в тот момент, когда из-за исключительного интереса к получению прибыли, цели по закупочной деятельности отодвигаются на задний план. Говоря о второй, стоит отметить, что далеко не все руководители оперативно согласуют выбор поставщика (если участвуют в этом процессе вообще), из-за чего этот процесс может затягиваться на месяцы, что заметно тормозит проведение закупок, а вместе с ним и всё производство.

Разумеется, это далеко не весь перечень возможных ошибок, однако и этого достаточно, чтобы понять, насколько важно совершенствовать закупочную политику и грамотно её оптимизировать. Особенно когда проводится регулярная работа с поставщиками и закупочный процесс требуют регулярного контроля. Но как его организовать? Разберёмся по порядку.

Основы стратегии закупочной деятельности

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к закупкам напрямую влияет на стоимость конечного продукта.  В первую очередь это касается компаний, специализирующихся на розничной и оптовой торговле.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности также первостепенна, поскольку уже на начальных этапах она способна предоставить конкурентные преимущества на рынке за счёт минимизации издержек и увеличения оперативности.

Важно помнить, какие всё-таки цели стоят перед управлением закупками, поскольку не всё упирается в исключительный поиск поставщика с ценами ниже, чем у конкурентов. Ведь так можно приобрести сырье с низким качеством, из которого получится и соответствующий продукт, не привлекающий внимание покупателя, что приведёт к убыткам и потере репутации компании.Поэтому также следует задумываться о том, чтобы поставки сырья были постоянными и обеспечивали непрерывность производства, ведь простой оборудования и персонала бьёт по кошельку, увеличивая издержки и снижая объёмы выручки.

Не стоит забывать и о необходимости иметь небольшой запас сырья на случай отсутствия поставок по тем или иным причинам. Например, если поставщик территориально находится очень далеко, из-за чего сложно увеличить частоту поставок или элементарно из-за срыва сроков.

Конечно, поставщик с минимальными ценами – это неплохо, однако не стоит забывать, что его сырье должно соответствовать требованиям предприятия. В противном случае это приведёт к вышесказанному.

Нельзя игнорировать задачи, тесно связанные с целями, но разнящиеся в зависимости от особенностей и специфики производства.  Рассмотрим на примере. В 2017 году одно из  государственных учреждений  занималось изготовлением систем электродвижения для судов. Преследуя цель извлечь максимальную выгоду, предприятие забыло о своей специфике и миссии, заключавшейся в качественном выполнении государственных контрактов. Оно осуществляло закупку комплектующих у «серых поставщиков», что привело к сильному проседанию качества конечного продукта.

Кирпичик за кирпичиком 

Процесс организации закупок для всех организаций одинаков. Он должен состоять из шести последовательных шагов.

Первым делом следует выявить потребности производства. То есть определиться с тем, какие должны быть требования к закупаемым ресурсам, опираясь на желаемые характеристики конечного готового продукта.

Вторым шагом следует проанализировать имеющиеся в данный момент запасы. Очевидно, что, если на складе выявляется нехватка сырья и комплектующих деталей, необходимо докупить необходимое количество.

Третьим шагом должен стать поиск и выбор поставщика. Необходимо рассмотреть все коммерческие предложения, после чего уже выбирать, с кем заключить контракты с определением условий и периодичностью поставок. Важно помнить, что выбирать поставщика нужно с учётом политики и интересов компаний. Лучше выбирать сразу нескольких, поскольку концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, однако увеличивает риски срыва поставок с его стороны.

Далее следует подготовка, размещение и контроль заказа. Стоит отметить, что весь процесс от подготовки заказа и до его оплаты необходимо автоматизировать. Так сократятся сроки между поставками, а работа отдела закупок будет максимально оптимизирована. Кроме того нужно постоянно контролировать соблюдение сроков и выполнение обязательств поставщика.

Следующим очевидным шагом должно стать получение и осмотр заказа. Если присланная продукция бракованная, она подлежит возврату. Однако важно, чтобы это условие было прописано в договоре в момент его подписания. Также важно организовать хранение сырья, соблюдая технические возможности хранения, дабы оно сохранило свои потребительские свойства.

Ну и последним важным шагом является документальное сопровождение. Оно включает в себя подписание входящей документации, оплату товара и возможную претензионную работу на случай, если возникают споры с поставщиком по качеству, количеству сырья или срокам его поставки.

Каждый из перечисленных шагов требует участия в процессе закупок большого числа исполнителей, и ошибка одного из них может привести к искажению процесса и большим финансовых потерям. А чтобы этого не допустить, важно не просто слепо следовать каждому шагу, но и помнить о главных принципах управления закупками, без которых деятельность предприятия может дать трещину.

Нерушимые принципы

Вся закупочная деятельность предприятия строится также на шести основных принципах.

Принцип планомерности заключается в том, чтобы отказаться от хаотичной покупки ресурсов, которые могут мёртвым грузом осесть на складе. И дабы этого не произошло, нужно разработать план поставок, который избавит от недостатков и переизбытков сырья, одинаково влияющих на рост издержек и производственные простои.

Принцип оперативности подразумевает закупку продукции с учётом возможных изменений спроса на конечный продукт. В первую очередь стоит обратить внимание на потребности конечного потребителя.

В принцип экономичности включается не только грамотный выбор поставщика, но и расходы на транспортировку, а также минимизация сроков поставки.

Следующий принцип - технологичности и автоматизации подразумевает, что современные методы сопровождения закупок заметно снизят издержки организации.

Под принципом периодичности подразумевается то, что закупку нужно проводить на периодической основе, формируя таким образом оптимальные условия для всех подразделений предприятия.

Ну и последний – принцип централизации –  заключается в том, что вся закупочная деятельность должна контролироваться только специальным отделом и никем другим. Ведь децентрализация приводит к неверному выбору поставщика, отсутствию контроля и другим негативным последствиям.

А что может быть

Если не следовать нерушимым принципам управления закупками? Приведу в пример  один из НИИ, выполнявший оборонный госзаказ. Для успешного прохождения тендера было необходимо корректно создать техническое задание. Его суть заключалась в приобретении актуального на конкретный момент оборудования, прописанного в конструкторской документации. Из-за особенностей самого предприятия, а также из-за бюрократического торможения вышло так, что на момент проведения тендера необходимого оборудования уже не оказалось в ассортименте поставщиков. В итоге  конкурс сорвался.

Для участия в следующем тендере необходимо было обновить всю конструкторскую документацию, что требовало немалых временных затрат. Всё это привело к тому, что номенклатура рынка менялась гораздо быстрее, чем проходил процесс подготовки документов. Осложняли всё и правила предприятия, и Федерального закона № 223-ФЗ.

Очевидно, что техническое задание должно соответствовать текущему состоянию рынка. В связи с этим напрашивается очевидный вывод: специалист закупочной области должен быть в курсе обновлений продукции поставщиков, а также своевременно передавать эту информацию в конструкторский и технологический отделы.

Возьмём ещё один показательный пример. На одном из государственных предприятий столкнулись с  упомянутой ранее проблемой из-за очень большого административного штата. Организация занимается выполнением государственных оборонных заказов, и для этого необходимо заключение весьма большого количества договоров на поставку ряда товаров и услуг. В данном случае слабым звеном в закупочной деятельности стало затраченное на подписание договоров время. Это был неопределенный период, который длился от двух недель до нескольких месяцев (а иногда и до полугода!). Можно с уверенностью сказать, что этих проблем можно было бы избежать, если бы излишняя бюрократия не губила инициативу и мотивацию работников и в итоге не тормозила прогресс на предприятии. 

А ведь решение всех этих проблем, независимо от характера, найти довольно просто. Благодаря отлаженному и регулярному общению со всеми связующими звеньями вы сэкономите массу времени, сможете корректно формировать техническое задание, а главное, эффективно и грамотно управлять закупками. 

Фото предоставлены автором